1. Descripción General del Sistema
El sistema de tarjetas de compras desarrollado para mutuales tiene como objetivo facilitar las transacciones entre los socios y los comercios adheridos, ofreciendo una solución de pago flexible que incluye la posibilidad de financiar compras en cuotas con o sin intereses. La mutual administra los procesos de documentación, liquidación y gestión de la información para garantizar un flujo de trabajo eficiente y seguro.
2. Roles en el Sistema
El sistema está diseñado para atender a cuatro tipos de usuarios principales:
- Socios: Usuarios de las tarjetas que realizan compras en los comercios adheridos. Tienen acceso a una plataforma web donde pueden consultar su saldo disponible, próximas fechas de vencimiento, cuotas pendientes y resumen de sus compras.
- Comercios: Vendedores que gestionan las transacciones mediante la plataforma web sin necesidad de dispositivos físicos para procesar tarjetas. Aquí ingresan los datos de las ventas, como número de tarjeta, importe y plan de pago; pueden acceder a informes de ventas y liquidaciones.
- Empleados de la Mutual: Operan el back office del sistema, gestionando controles de las compras, emisión de liquidaciones, y la acreditación de pagos a los comercios. También pueden anular cupones erróneos o acreditaciones a las cuentas de los comercios.
- Cajeros de la Mutual: Son responsables únicamente de la cobranza de las liquidaciones de los socios.
3. Planes de Financiación
Los planes de financiación son definidos por la mutual en colaboración con los comercios. Estos planes incluyen:
- Costos financieros: Asumidos por los comercios.
- Tasas de interés: Cobran al socio por financiar sus compras.
- Cantidad de cuotas: Actualmente entre 1 y 36, aunque es totalmente flexible y administrable por la mutual.
El comercio no puede autogestionar sus propios planes de financiación, asegurando que todos los planes sean acordados previamente con la mutual.
4. Proceso de Liquidación y Comunicación
- Socios: Reciben un resumen de cuenta mensual, que incluye todas las compras y cuotas pendientes. Este se envía a través de correo electrónico, WhatsApp y si el socio lo prefiere puede retirarlo físicamente en la mutual.
- Comercios: Las liquidaciones se realizan según lo convenido con la mutual. Pueden incluir retenciones de impuestos como IVA, Ganancias e Ingresos Brutos, estas se acreditan en las cuentas de los comercios en la mutual. Los comercios pueden ver y descargar estas liquidaciones desde su plataforma web.
5. Plataforma Web para Socios y Comercios
- Socios: La plataforma les permite ver el saldo disponible, vencimientos, cuotas pendientes y el historial de compras. Además, pueden descargar su resumen mensual para pagarlo.
- Comercios: Ingresan las ventas directamente desde la plataforma web, donde validan la tarjeta del socio, el importe de la venta y seleccionan el plan de pagos. También pueden consultar sus ventas por rango de fecha, revisar las ventas pendientes de liquidar y acceder a sus liquidaciones y retenciones.
6. Proceso de Compra
Cuando un socio realiza una compra, el comercio ingresa los datos de la tarjeta en la plataforma. El sistema verifica en tiempo real:
- Vigencia de la tarjeta.
- Existencia de denuncias de robo o extravío.
- Saldo disponible para la compra.
Si alguno de estos controles falla, la compra no es autorizada y no se registra. El comercio no debe entregar la mercadería si la transacción no es exitosa.
7. Nueva App en Etapa de Homologación
Actualmente, la mutual está desarrollando una App móvil para reemplazar la tarjeta plástica, lo que incrementará la seguridad y agilidad en las transacciones. En este nuevo sistema:
- El comercio genera un código QR que contiene el importe de la venta y el plan de pagos.
- El socio escanea el código QR desde su celular utilizando la App.
- La App realiza todas las validaciones necesarias, como la vigencia de la tarjeta, el saldo disponible y posibles denuncias de extravío, autorizando o rechazando la compra en tiempo real.
Esta App ofrece un método más rápido y seguro para realizar compras, eliminando la necesidad de llevar la tarjeta física y evitando posibles fraudes.
8. Seguridad del Sistema
El sistema se aloja en una nube privada gestionada por MAASoft, que garantiza la seguridad de los datos mediante encriptación de los usuarios y contraseñas. El acceso a las plataformas tanto de socios como de comercios requiere autenticación mediante credenciales encriptadas. Además, se realiza un respaldo diario de los datos en un servidor externo para asegurar la recuperación de información en caso de fallos.
9. Administración del Back Office
El back office es utilizado exclusivamente por el personal de la mutual, no es accesible como una plataforma web para otros usuarios. Desde aquí se gestionan todas las operaciones clave, como:
- Altas de comercios y tarjetas.
- Gestión de márgenes de crédito.
- Procesos de cierre de mes.
- Emisión de liquidaciones.
- Envío de correos y notificaciones.
- Generación de listados contables y estadísticos.
10. Conclusión
El sistema de tarjetas de compras para mutuales está diseñado para facilitar las transacciones entre los socios y los comercios, ofreciendo flexibilidad y seguridad tanto en las compras como en la gestión de financiamiento. Con la nueva App en desarrollo, se espera una mayor agilidad en el proceso de compra, reforzando la seguridad en cada transacción y modernizando la experiencia tanto para los socios como para los comercios.
